Häufig erscheint der Weg zu den Notaren im Ausland zur Durchführung einer Beurkundung oder Einholung einer Beglaubigung einfacher oder zeit- und kostensparender. Die gegenseitige Anerkennung von Beurkundungen oder Beglaubigungen ist aber noch nicht in allen Bereichen geregelt, wenn es um die Gleichwertigkeit der Beurkundung oder Beglaubigung im Ausland mit einer deutschen Beurkundung oder Beglaubigung geht. Wie am besten vorgegangen wird, muss daher im Einzelfall geprüft werden. Grundsätzlich können aber ausländische Urkunden für die Verwendung im deutschen Rechtsverkehr legalisiert werden.
Die Legalisation ausländischer Urkunden
Die Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen Urkunde durch den Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Für Urkunden aus vielen Staaten ist wechselseitig eine Legalisation aufgrund völkerrechtlicher Verträge nicht erforderlich oder sie wird durch die „Haager Apostille“ ersetzt.
Ausländische öffentliche Urkunden, auf die kein besonderes sie ausschließendes Übereinkommen anwendbar ist, können zum Gebrauch im deutschen Rechtsverkehr legalisiert werden. Ob eine Legalisation erforderlich ist oder ob die ausländische Urkunde auch ohne weiteren Nachweis als echt anerkannt wird, entscheidet die Behörde in Deutschland, bei der die Urkunde verwendet werden soll.
Die Legalisation wird durch die Konsularbeamten der deutschen Botschaften und Konsulate vorgenommen. Rechtsgrundlage ihrer Tätigkeit ist § 13 des Konsulargesetzes. Danach sind die Konsularbeamten befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren.
Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Ursprungsurkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist. Die Legalisation wird durch einen auf die Ursprungsurkunde zu setzenden Vermerk vollzogen.
Die Haager Apostille
Die Haager Apostille ist- ebenso wie die Legalisation – die Bestätigung der Echtheit einer Urkunde. Sie wird jedoch – anders als bei der Legalisation – von einer dazu bestimmten Behörde des Staates, durch den die Urkunde ausgestellt wurde, erteilt. Eine Beteiligung der Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist dann nicht mehr notwendig. Die Echtheit der Unterschrift wird dabei also durch die inländische zuständige Behörde bestätigt, in deren Land, die Unterschrift geleistet worden ist.