Der Begriff notarielle Beurkundung wird umgangssprachlich häufig für sämtliche Vorgänge beim Notar benutzt. Schaut man etwas genauer hin so muss man zwischen der Beglaubigung und der Beurkundung im engeren Sinne unterscheiden.
Die Beglaubigung
Bei der Beglaubigung bestätigt der Notar die Echtheit entweder eines Dokumentes (Abschriftsbeglaubigung) oder einer Unterschrift (Unterschriftsbeglaubigung). Dies geschieht in der Weise, dass er auf der Urkunde den Inhalt seiner Wahrnehmung vermerkt. Er beurkundet also lediglich, dass eine Wahrnehmung seinerseitss steht. Nur diese Wahrnehmung erhält dadurch Beweiskraft. Sie erstreckt sich daher nicht auf den Text, der in dem Dokument enthalten ist.
Um dem Dokument die Beweiskraft zu verleihen, die ihm zukommen soll, errichtet der Notar einen Vermerk, der an das Dokument angesiegelt wird oder, im Falle eines elektronischen Dokuments, der Datei hinzugefügt wird bevor diese elektronisch signiert wird. Der Notar bescheinigt also, ob es sich um
- ein einfaches Zeugnis (§39 BeurkG),
- ein einfaches elektronsiches Zeugnis (§ 39a BeurkG)
- eine Unterschriftsbeglaubigung (§ 40 BeurkG),
- die Zeichnung einer Firma oder Namensunterschrift (§41 BeurkG),
- eine Abschriftsbeglaubigung (§42 BeurkG) oder
- die Festellung des Zeitpunktes der Vorlegung einer privaten Urkunde (§43 BeurkG) handelt.
Die Unterschriftsbeglaubigung
Die Unterschriftsbeglaubigung besteht aus einem Vermerk, der an das Originaldokument angesiegelt wird. Daraus ergibt sich, dass die das Original unterzeichnende Person ihre Unterschrift vor dem Notar geleistet oder vor ihm anerkannt hat. Der Vermerk schließt mit der Unterschrift des Notars und einem Abdruck seines Dienstsiegels.
Als Unterschrit wird die handschriftliche Namensunterzeichnung unter ein Schriftstück verstanden. Sie muss nicht leserlich sein, aber individualisierbar. Der Sinn liegt darin, dass man den Aussteller des Schriftstücks erkennbar macht. Zur zivilrechtlichen Unterschrift reicht die Verwendung des Nachnamens aus. In besonderen Fällen ist eine Namensunterschrift erforderlich, bei der Vor- und Nachname erkennbar sind.
In der Regel ist der Notar für den Inhalt des vor der Unterschrift des Mandanten nicht verantwortlich. Um ein solche Beglaubigung vor dem Notar errichten zu lassen, bedarf es normalerweise keiner Terminvereinbarung.
Bei der Namenszeichnung, der Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift, die zur Aufbewahrung beim Gericht bestimmt ist, muß die Zeichnung in Gegenwart des Notars vollzogen werden; dies soll in dem Beglaubigungsvermerk festgestellt werden. Der Beglaubigungsvermerk muß auch die Person angeben, welche gezeichnet hat.
Die Feststellung des Zeitpunktes der Vorlegung einer privaten Urkunde
Bei der Feststellung des Zeitpunktes, zu dem eine private Urkunde vorgelegt worden ist, bescheinigt der Notar nicht nur den Zeitpunkt, wann ihm das Dokument vorgelegt worden ist, sondern stellt auch fest, ob die Urkunde eine Abschrift, eine Ausfertigung, einebeglaubigte oder eine einfache Abschrift ist.
Beurkundung
Der Notar verliest den Inhalt der öffentlichen Urkunde vor den Anwesenden vor und belehrt sie den Inhalt. Wenn diese damit einverstanden sind, genehmigen sie den Inhalt der Urkunde, indem sie diese eigenhändig unterschreiben. Am Schluss unterschreibt der Notar selbst und bestätigt damit, dass die vor ihm erschienenen Personen die Erklärungen ihm gegenüber so abgegeben haben, so wie er sie niedergelegt hat. Die Einzelheiten dazu regelt das Beurkundungsgesetz. Die notariellen Urkunde erbringt den vollen Bedweis für die in ihr enthaltenen Erklärungen.